Audit mUtu Internal
Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimilik
Pelayanan Mutu
Pelayanan mutu merujuk pada pengiriman produk atau layanan yang memenuhi atau melebihi harapan, kebutuhan, dan standar yang ditetapkan oleh pelanggan atau pemangku kepentingan
Tinjuan Mutu
Tinjauan manajemen GPM SPSUIKA disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen
Model Sistem Penjaminan Mutu Internal
Model Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Sekolah Pascasarjana Universitas Ibn Khaldun Bogor adalah Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Universitas Ibn Khaldun Bogor yang dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan berdasarkan pada Model Siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan).Dengan model manajemen ini, maka Sekolah Pascasarjana UIKA Bogor akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.
Dengan model manajemen PPEPP, maka setiap unit kerja di lingkungan UIKA Bogor secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri dengan menggunakan Standar dan Manual SPMI Sekolah Pascasarjana UIKA Bogor yang telah ditetapkan.Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan unit kerja, seluruh staf pada unit kerja bersangkutan, dan kepada pimpinan universitas. Selanjutnya, terhadap hasil evaluasi diri pimpinan unit dan pimpinan universitas akan membuat keputusan tentang langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu.
Pelaksanaan SPMI Sekolah Pascasarjana UIKA Bogor dengan model manajemen PPEPP, juga mengharuskan setiap unit kerja di Lingkungan Sekolah Pascasarjana UIKA Bogor bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI Sekolah Pascasarjana UIKA Bogor. Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan universitas, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor.
Audit Mutu Internal
Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.
Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Ibn Khaldun (UIKA). AIM di UIKA dilakukan nantinya untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UIKA.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.
AMI di UIKA dilakukan dalam dua tahap
Sedangkan metode AMI di UIKA dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AMI mengacu kepada SOP AMI. Dalam pelaksanaannya, AMI di UIKA melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat nantinya. Mekanisme AMI di UIKA adalah sebagai berikut:
tINJAUAN mANAJEMEN
Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA selalu berkomitmen untuk memberikan peluang adanya koreksi terhadap proses dan pencegahan produk yang tidak sesuai. Oleh karena itu, tinjauan manajemen Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem, bahkan perubahan organisasi di Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA.
Tinjauan manajemen Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA dilakukan dalam beberapa tahapan. Secara umum, proses tinjauan manajemen Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA adalah sebagai berikut :
- Persiapan tinjauan manajemen. Diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan tinjauan manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, rapat pleno Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA akan memberikan koreksi dan persetujuan terhadap konsep pelaksanaan tinjauan manajemen.
- Pelaksanaan tinjauan manajemen. Pengumpulan data terkait program Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA oleh masing-masing bidang dengan mengacu kepada sasaran mutu Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA Masing-masing bidang diberi waktu untuk membahas capaian sasaran mutu masing-masing. Hasil pembahasan tersebut disertai dengan uraian hambatan, koreksi dan pencegahan/terobosan baru yang dilakukan dalam pelaksanaan program-programnya. Hasil pembahasan tersebut disampaikan kepada sekretaris Gugus Penjamin Mutu SPS UIKA, selaku management representative, untuk dilakukan kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem.